Automatiza los procesos de tu empresa con el Kit Digital
La mayoría de las horas que se pierden en una pyme no están en vender: están en el trabajo administrativo que hay alrededor. Pasar datos de un sitio a otro, buscar un documento, rehacer un presupuesto, perseguir una factura.
La categoría de gestión de procesos del Kit Digital sirve exactamente para eso: digitalizar el flujo de trabajo y automatizar los pasos repetitivos, no para tener otra herramienta más.
Lo implantamos con Nubeico, sobre el que montamos los flujos de trabajo, expedientes y automatismos de cada empresa. Ver Nubeico.
Información oficial comprobada por última vez el 26 de agosto de 2026. Ahora mismo no hay convocatoria con plazo abierto.
Avísame cuando se publique la nueva convocatoria
Te escribimos en cuanto Red.es publique la convocatoria oficial, con los requisitos concretos y qué hacer.
Qué problemas resuelve
El mismo dato se teclea tres veces
Entra en un correo, se copia a una hoja de cálculo, se vuelve a escribir en la factura. Cada copia es una oportunidad de error.
Nadie sabe en qué punto está cada cosa
Para saber cómo va un pedido, un expediente o una instalación hay que preguntar a la persona que lo lleva.
Los documentos están repartidos
Contratos en un correo, albaranes en una carpeta compartida, fotos en un WhatsApp. Encontrar algo cuesta más que hacerlo.
Las tareas dependen de que alguien se acuerde
No hay un mecanismo que dispare el siguiente paso: si la persona está de vacaciones, el proceso se para.
Cómo funciona
Se define el proceso real
Primero mapeamos cómo trabajáis hoy de verdad, con sus excepciones. Digitalizar un proceso mal definido solo lo hace más rígido.
Cada trabajo se convierte en un expediente
Un pedido, un cliente, una obra o un siniestro pasa a tener una ficha con su estado, sus documentos, sus responsables y su histórico.
Los pasos repetitivos se automatizan
Al cambiar de estado se generan los documentos, se avisa a quien toca y se crean las tareas siguientes, sin intervención manual.
Los documentos viven en el expediente
Se suben una vez y quedan asociados al trabajo, no en la carpeta personal de alguien.
El estado es visible sin preguntar
Cualquiera con permiso ve en qué punto está cada cosa y qué está bloqueado.
Qué incluye y qué no
Incluido
- Digitalización del flujo de trabajo con sus estados y responsables.
- Expedientes con documentación, histórico y trazabilidad de cambios.
- Generación automática de documentos: presupuestos, contratos, albaranes.
- Automatismos entre fases: al cerrar un paso se dispara el siguiente.
- Gestión de tareas con vencimientos y avisos automáticos.
- Facturación y control de cobros asociados al expediente.
- Permisos por rol: quién ve y quién puede modificar cada cosa.
- Panel operativo con el estado de la carga de trabajo.
- Integración con el CRM para que comercial y operaciones compartan datos.
- Formación al equipo y acompañamiento en la puesta en marcha.
No incluido o con coste aparte
- El IVA: nunca lo cubre la subvención.
- Licencias de software de terceros que tengas que mantener aparte.
- Integraciones con sistemas propietarios que no expongan una API accesible: hay que valorarlas caso a caso.
- Desarrollos a medida que se salgan de la categoría subvencionada.
- El consumo de modelos de IA si se activan funciones de lectura automática de documentos.
- La continuidad del servicio pasado el periodo subvencionado.
Para qué empresas tiene sentido
Encaja bien si...
- Tienes un proceso que se repite: pedidos, expedientes, instalaciones, siniestros, servicios.
- Trabajas con documentación y ahora mismo está desperdigada.
- Hay varias personas implicadas en un mismo trabajo y hacen falta traspasos.
- Alguien dedica horas cada semana a tareas de copiar y pegar.
Probablemente no te haga falta si...
- Cada trabajo que haces es completamente distinto y no hay proceso repetible que automatizar.
- Sois una persona sola con un volumen bajo: probablemente el CRM te dé más que esto.
- Ya tenéis un ERP que funciona y lo que falta son integraciones puntuales.
Casos de uso
Problema, qué se automatiza, qué resultado esperar y dónde está el límite.
Facturas de proveedor que se teclean a mano
- Qué se automatiza
- Lectura automática del documento, extracción de los campos y volcado al sistema, dejando en revisión solo lo que no se ha leído con confianza.
- Resultado
- Se elimina el tecleo y bajan los errores de transcripción.
- Límite
- No sustituye la revisión contable: reduce el trabajo mecánico, no la responsabilidad de validar.
Presupuestos que se rehacen desde cero
- Qué se automatiza
- Generación del documento a partir de los datos del expediente y una plantilla, con numeración y condiciones automáticas.
- Resultado
- Un presupuesto pasa de veinte minutos a uno, y todos salen con el mismo formato.
- Límite
- Requiere tener las plantillas y las condiciones definidas: se hace en la implantación.
Traspasos entre personas que se pierden
- Qué se automatiza
- Al cerrar una fase se crea automáticamente la tarea de la siguiente, asignada a su responsable y con fecha.
- Resultado
- Deja de haber trabajos parados porque nadie sabía que le tocaba.
- Límite
- Si el proceso real no está claro, automatizarlo lo empeora: por eso el primer paso es mapearlo.
Seguimiento de cobros
- Qué se automatiza
- Control de vencimientos con avisos automáticos y estado del cobro dentro del propio expediente.
- Resultado
- Se reduce el tiempo entre la entrega y el cobro porque nadie tiene que revisar manualmente qué está pendiente.
- Límite
- El aviso lo genera el sistema; la gestión del impago sigue siendo una decisión comercial.
Cómo es la implantación
Mapeo del proceso
Sesión de trabajo para dibujar cómo funciona hoy, con sus excepciones reales. Es el paso más importante.
Diseño del flujo
Definimos estados, responsables, documentos de cada fase y qué se automatiza en cada salto.
Configuración
Montamos el flujo, las plantillas de documento y los automatismos.
Integraciones
Conexión con el CRM, con la facturación y con los canales de entrada que correspondan.
Formación
Con vuestros propios expedientes, para que el equipo lo vea aplicado a su trabajo.
Ajuste
Las primeras semanas siempre aparecen excepciones que no salieron en el mapeo. Se corrigen sobre la marcha.
Relación con las categorías oficiales del Kit Digital
Esta solución encaja en la categoría de gestión de procesos del programa Kit Digital, orientada a digitalizar y automatizar procesos de negocio: contabilidad y finanzas, facturación, proyectos, servicios, inventario, compras o recursos humanos, según lo que aplique a tu actividad. El importe máximo depende de tu segmento, de 3.000€ a 29.000€.
Te confirmamos en la primera conversación en qué categorías podemos prestarte servicio y cuál encaja con lo que necesitas, antes de que firmes nada. Puedes verificar a cualquier agente digitalizador en el catálogo oficial de Acelera Pyme.
Preguntas frecuentes
¿Esto es un ERP?
Se le parece en la práctica, aunque el programa lo llama "gestión de procesos". Un ERP clásico intenta cubrir toda la empresa de golpe, con implantaciones largas y caras. Lo que encaja en un bono del Kit Digital es más acotado: digitalizar los procesos concretos donde de verdad se pierden horas, dejándolos conectados con el CRM y la facturación.
¿Puedo pedir gestión de procesos y CRM a la vez?
Depende del importe de tu segmento y de cómo se reparta el bono entre categorías. En empresas pequeñas suele convenir concentrar el bono en la categoría que más dolor resuelve y ampliar después. En el diagnóstico te decimos qué orden tiene más sentido en tu caso concreto.
¿Cuánto se tarda en implantarlo?
Depende sobre todo de lo claro que esté el proceso, no de la tecnología. Un flujo bien definido se configura rápido; uno que nadie ha escrito nunca requiere primero sesiones de mapeo. Por eso el primer paso siempre es dibujar cómo trabajáis hoy.
¿Se puede automatizar la lectura de facturas y documentos?
Sí, con reconocimiento automático que extrae los campos y los vuelca al sistema, dejando en revisión lo que no se ha leído con suficiente confianza. Es una de las automatizaciones que más horas ahorra. El consumo de los modelos que hacen esa lectura va aparte del bono.
¿Qué pasa si mi proceso cambia dentro de un año?
Los flujos se configuran, no se programan a medida, así que cambiar estados, plantillas o automatismos es una tarea de configuración y no un desarrollo nuevo. Esa es precisamente la razón de no montar esto como software a medida.
¿Se integra con lo que ya tengo?
Con lo que exponga una API accesible, sí. Con sistemas propietarios cerrados hay que valorarlo caso a caso y a veces la respuesta honesta es que no compensa. Lo revisamos en el diagnóstico, antes de que firmes nada.
¿Te encaja para tu empresa?
Cuéntanos cómo trabajáis hoy y te decimos si esta solución tiene sentido en tu caso, qué parte entra en el bono y qué pagarías aparte. Sin compromiso.
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Fuentes oficiales
- Orden TDF/39/2026 (BOE-A-2026-2070) — modificación de las bases reguladoras, 28/01/2026.
- Convocatorias oficiales del Kit Digital — Red.es.
- Programa Kit Digital — Acelera Pyme, Ministerio para la Transformación Digital.
Información oficial comprobada por última vez el 26 de agosto de 2026.